Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Mateřská škola Domažlice, příspěvková organizace, má v souladu s čl. 12 a násl. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo také GDPR) povinnost poskytovat subjektům údajů informace o zpracování osobních údajů.

1. Správce osobních údajů

Mateřská škola Domažlice, příspěvková organizace

Zahradní 471, 344 01 Domažlice

IČO: 75006111

ID datové schránky: e4kkqvw

tel.: 379 724 565

e-mail: reditelka@msdomazlice.cz

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Město Domažlice
nám. Míru 1

344 20 Domažlice

IČO: 00253316

pověřená osoba jednáním za pověřence pro ochranu osobních údajů:

Mgr. Markéta Vlková

tel.: 379 719 148

e-mail:poverenec@mesto-domazlice.cz

3. Účely zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování

Zpracování osobních údajů je prováděno především za účelem poskytnutí předškolního vzdělávání. Činnosti s tím spojené jsou regulovány především školským zákonem, který stanoví, v jakém rozsahu a pro jaké účely je škola povinna zpracovávat osobní údaje. Mezi tyto činnosti patří zejména vedení školní matriky, evidence související s přijímáním dětí ke vzdělání, zpracování výročních zpráv školy. Ke zpracování osobních údajů dochází rovněž v rámci plnění povinností v oblasti personalistiky a mezd, účetnictví a daní.

Osobní údaje škola zpracovává v souladu s GDPR na základě právních titulů obsažených v čl. 6 odst. 1 GDPR:

1. zpracování  se souhlasem subjektu údajů (dítě, zákonný zástupce, zaměstnanec, třetí osoba) –  zpracování osobních údajů na základě souhlasu je obecně ve školství ojedinělé (např. zveřejnění fotografie na sociálních sítí, kde dochází k profilování, zasílání aktuálních informací zákonným zástupcům prostřednictvím e-mailu)
2. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu – situace, kdy škola vystupuje jako smluvní partner
3. zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti – většina povinností vyplývá ze školského zákona a z dalších vyhlášek, zákona o archivnictví
4. zpracování, které je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby – výjimečné situace při ochraně života a zdraví
5. zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce – vzdělávání je veřejným zájmem
6. zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce – realizace předškolního vzdělávání, prezentace dobrého jména školy a ochrana její pověsti, ochrana práv školy a vymáhání pohledávek, ochrana majetku a bezpečnosti školy a ochrana života, zdraví a majetku žáků, zákonných zástupců i zaměstnanců školy, usnadnění a urychlení komunikace, prezentace školy, plnění povinností vyplývajících z projektů financovaných z národních či evropských fondů, kamerové systémy

Dílčí účely, které nevyžadují souhlas a využívají právní titul zpracování nezbytné pro plnění právní povinnosti a zpracování nezbytné pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci:

• přijímací řízení k předškolnímu vzdělávání – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 35 a násl. školského zákona, dále jde o veřejný zájem mateřské školy spočívající v realizaci vzdělávání a zajištění denního režimu dítěte;
• rozhodnutí o přijetí k předškolnímu vzdělávání – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 165 školského zákona;
• vedení záznamů v třídní knize – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 28 školského zákona;
• žádost o přestup do jiné mateřské školy – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 22 a § 49 školského zákona; dále jde o veřejný zájem mateřské školy spočívající v realizaci vzdělávání a zajištění denního režimu dítěte ve škole a oprávněný zájem spočívající v potřebě znát historii vzdělávání dítěte a zajištění jeho vzdělávacích potřeb;
• uvolnění dítěte z vyučování – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 34a školského zákona;
• stravování – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 28 školského zákona; zároveň jde o plnění smlouvy o poskytování služeb stravování (škola potřebuje znát např. číslo účtu pro bezhotovostní platby);
• prezentace mateřské školy – jde o oprávněný zájem školy na prezentaci výsledků její činnosti, propagaci školy a hájení jejího dobrého jména a pověsti; osobní údaje jsou bez souhlasu zpracovány pouze v rozumně očekáváné míře; nedochází k profilování dětí ani zákonných zástupců na sociálních sítích;
• zveřejňování autorských děl dětí – jde o veřejný zájem na zajištění vzdělávání dětí; zároveň může jít o oprávněný zájem mateřské školy na prezentaci jejího dobrého jména a pověsti, což zahrnuje i prezentaci, školských děl, např. výtvarných či audiovizuálních děl dětí nebo záznamů uměleckých vystoupení dětí (hudebních, divadelních apod.);
• zpracování dalších osobních údajů (kontakt na zákonné zástupce, není shodný s adresou dítěte apod. – jde o veřejný zájem na vzdělávání a organizaci vzdělávání

Výčet právních předpisů, na základě kterých dochází ke zpracování osobních údajů bez souhlasu subjektu údajů:

• zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů a dalších vyhlášek k zajištění vzdělání
• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služby a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
• vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení), ve znění pozdějších předpisů
• vyhláška č. 3/2015 Sb., o některých dokladech o vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 262/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů
• vyhláška č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů
• vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů

4. Způsob zpracování osobních údajů

Škola získává osobní údaje zejména od subjektu údajů. Škola může získávat osobní údaje z veřejných zdrojů, příp. od dalších zdrojů na základě oprávnění stanoveného zvláštními právními předpisy, např. v případě spolupráce se školskými poradenskými pracovišti.

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování.

5. Uchovávání osobních údajů a zajištění ochrany osobních údajů

Škola disponuje technickými, bezpečnostními a organizačními opatřeními, jimiž je zajištěna ochrana zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Osobní údaje jsou uloženy po dobu, po kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové zpracování ukládají. V ostatních případech je doba uložení osobních údajů stanovena jako doba nezbytná k plnění našich úkolů, k uplatnění práv subjektu údajů nebo oprávněných zájmů, příp. práv nebo oprávněných zájmů subjektu údajů, školy nebo třetích osob nebo jako doba potřebná k obhajobě právních nároků školy. Dobu uložení osobních údajů rovněž stanoví příslušné požadavky Evropské unie, zejména v oblasti poskytování dotací. Při stanovení doby uložení osobních údajů jsou zohledněny veškeré aspekty daného zpracování a oprávněné zájmy subjektu údajů, zejména, aby byly osobní údaje uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu.

Doba uložení osobních údajů vyplývá ze spisového řádu, který škola pravidelně reviduje a aktualizuje.

6. Předávání osobních údajů

Osobní údaje mohou být dále předány pouze na základě oprávnění uvedeného ve zvláštním právním předpisu nebo s prokazatelným souhlasem subjektu údajů. K osobním údajům mohou získat přístup v souladu s právními předpisy v rámci zvláštního šetření orgány veřejné moci (např. Policie ČR, Česká školní inspekce).

Osobní údaje subjektů údajů mohou být pro zajištění výše popsaných účelů mimo školy zpracovávat také zpracovatelé osobních údajů, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Škola nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodních organizací.

7. Práva subjektu údajů

Subjekt osobních údajů má právo za podmínek stanovených v čl. 15 až 20 GDPR na:

• Právo na přístup k osobním údajům: máte právo požadovat informace o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv.
• Právo na opravu: máte právo žádat opravu osobních údajů, pokud došlo na Vaší straně ke změně jakýchkoliv osobních údajů nebo pokud osobní údaje, které město zpracovává, jsou v jakémkoliv smyslu chybné. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“): máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje smazali, ovšem jen v některých vymezených případech. Příkladem může být situace, kdy zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné.
• Právo na omezení zpracování: máte právo žádat omezení zpracování vašich osobních údajů. Správce zpracovává osobní údaje pouze v nezbytně nutné míře, nicméně pokud byste cítili, že tato nutná míru není dodržována, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje omezeny (pouze uchovávány).
• Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování: pokud byste měli oprávněný dojem, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na město obrátit a požádat  vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
• Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů: máte právo se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací naleznete na webových stránkách úřadu www.uoou.cz.

Subjekt údajů může uplatnit některé z výše uvedených práv písemně:

1. datovou schránkou (ID):   e4kkqvw
2. e-mailem: reditelka@msdomazlice.cz (s platným kvalifikovaným elektronickým podpisem subjektu údajů)
3. v listinné podobě na adresu:

Mateřská škola Domažlice, příspěvková organizace

Zahradní 471, 344 01 Domažlice

• Při osobním podání, kdy se subjektem údajů bude sepsán záznam o podání žádosti

Žádost musí obsahovat jméno a příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu nebo bydliště. V žádosti musí být přesně specifikováno, jaké právo žadatel uplatňuje a způsob pro doručení odpovědi.

Žádost bude vyřízena ve lhůtě do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce informuje subjekt údajů o jakémkoliv takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

V případě, že škola pořizuje fotografie a videa z pořádaných akcí za účelem informování veřejnosti o své činnosti, je možné tyto fotografie a videa stahovat a užívat pouze v souladu se zněním zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském.  Škola nenese odpovědnost za užívání a další zveřejnění fotografií a videí třetími osobami.